従業員に「退職代行」を使われたら？中小企業の初動対応と再発防止のポイント
ある日突然、従業員本人ではなく退職代行サービスから「本人は今後出社しません」という連絡が届く。こうした場面に戸惑う中小企業の採用・労務担当者が増えています。感情的な反応をする前に、まず何を確認し、どう対応すべきかを整理しておくことが大切です。
連絡を受けたときにまず確認すること
退職代行サービスからの連絡を受けた場合、慌てて対応を進める前に次の点を確認します。
- 委任の事実を確認できる書面（委任状など）があるか：本人の意思に基づく連絡であることを確認する
- 退職の意思表示日と、就業規則上の退職予告期間：退職日をいつに設定するかの根拠になる
- 貸与物（PC・制服・鍵など）の返却方法と返却期限：直接本人と連絡が取りにくい前提で段取りを組む
- 未払い賃金・有給休暇の残日数：退職時に精算が必要な項目を漏れなく洗い出す
退職代行サービスには「非弁行為（弁護士資格のない者による法律事務の代行）」を行えない業者もあり、交渉権限の有無によって対応の仕方が変わります。書面や連絡内容から、単なる意思伝達の代行なのか、条件交渉まで含む依頼なのかを見極めることが初動のポイントです。
対応の進め方
| ステップ | 対応内容 |
|---|---|
| 事実確認 | 委任状・連絡文書の内容を確認し、社内の関係者に事実関係を共有する |
| 就業規則の確認 | 退職予告期間・有給消化・貸与物返却のルールを確認する |
| 書面でのやり取り | 口頭ではなく書面（メール・郵送）で退職手続きを進め、記録を残す |
| 引き継ぎ対応 | 本人と直接連絡が取れない前提で、業務の引き継ぎ方法を関係部署で調整する |
本人を責めるような対応や、退職代行サービスへの威圧的な対応は、労務トラブルに発展するリスクがあるため避け、淡々と手続きを進める姿勢が求められます。
再発防止のために見直したい職場づくり
退職代行サービスが使われる背景には、「直接言い出しにくい職場の空気」が関わっているケースも少なくありません。再発を防ぐには、辞めたいと思ったときに相談できる窓口や、日頃からの1on1・面談の機会を整えておくことが有効です。退職の申し出をしにくい空気は、採用時の情報発信や職場紹介の内容とも地続きの問題であり、入社前の期待と入社後の実態にギャップがないかを見直すきっかけにもなります。
社内の相談体制づくりや面談記録の管理といった事務負担をAIで軽減できれば、担当者は従業員一人ひとりと向き合う時間により多くを割けるようになります。こうした業務自動化の考え方は、Flex AIWAYが紹介している事例でも取り上げられています。
まとめ
退職代行サービスからの連絡を受けたときは、感情的にならず、委任の事実確認・就業規則の確認・書面でのやり取りという基本の流れを淡々と進めることが大切です。あわせて、日頃から相談しやすい職場づくりを見直すことが、根本的な再発防止につながります。CrossLinkでは、運営元であるAIWAY Groupの知見を生かしながら、中小企業の採用・組織づくりを支援しています。