雇用契約書の電子契約化ガイド｜中小企業が導入前に知っておきたい注意点

採用が決まるたびに、雇用契約書を印刷して押印し、郵送でやり取りして返送を待つ——このやり取りに手間を感じている採用担当者は少なくありません。今回は、雇用契約書・労働条件通知書を電子契約へ切り替える際に押さえておきたいポイントを整理します。

電子契約に切り替えるとできること

雇用契約書を電子化すると、印刷・押印・郵送にかかっていた日数を短縮できます。内定から入社までの期間が短い場合でも、オンライン上で契約内容を確認し、その場で合意を取り付けることができます。原本を紙のファイルで保管する必要がなくなり、過去分の契約内容を検索しやすくなる点もメリットです。

導入前に確認しておきたい制度上のポイント

• 労働条件通知書は電子交付が認められている：労働者が希望した場合に限り、メールやSNSのメッセージ機能などで労働条件を通知できる。書面を希望する労働者には従来どおり紙で対応する
• 本人が出力できる形式にする：電子交付する場合も、労働者本人がその内容を印刷して保存できる方法である必要がある
• 就業規則側の規定も確認する：契約書だけでなく、社内規程に書面提出を前提にした記載が残っていないか確認する

制度の詳細や自社の就業規則との整合性は、社会保険労務士など専門家に確認したうえで進めると安心です。

中小企業が電子契約を導入する際の進め方

1. 対象書類を整理する：雇用契約書・労働条件通知書のうち、どこまでを電子化するかを決める
2. 労働者の意思確認の方法を決める：電子交付を希望するかどうかを入社手続きのどの段階で確認するか決めておく
3. 保存・検索の方法を整える：締結後の契約書をどこに、どのくらいの期間保管するか決めておく
4. 小規模に試してから広げる：まずは一部の部署・雇用形態で運用し、問題がなければ対象を広げる

導入時によくあるつまずき

• サービスを導入したものの、既存の紙運用と二重管理になってしまう
• 労働者側の意思確認を省略し、書面を希望する人にも一律で電子交付してしまう
• テンプレートを電子化しただけで、承認フローや保管ルールを見直していない

契約書のやり取りだけでなく、応募者対応や選考スケジュールの調整までまとめて効率化したい場合は、Flex AIWAYが紹介している業務自動化の事例も参考になります。

まとめ

雇用契約書の電子契約化は、印刷・郵送の手間を減らすだけでなく、労働条件通知の制度上のルールを踏まえて進める必要があります。対象書類の整理と労働者側の意思確認の仕組みを先に決め、小規模に試して広げると無理なく移行できます。AIWAY Groupでは、採用まわりの業務フロー整理から改善提案までを支援しています。