就業規則はいつ必要？中小企業が作成・見直しで押さえておきたい基本

従業員数が増えてくると、「そろそろ就業規則を作った方がいいのか」と考える中小企業の担当者は少なくありません。就業規則は一度作れば終わりではなく、法改正のたびに見直しが必要になる文書でもあります。この記事では、作成義務の基本と、見直しのタイミングについて整理します。

就業規則の作成義務

労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する事業場に対して、就業規則の作成と労働基準監督署への届出を義務づけています。パート・アルバイトを含めた人数でカウントする点に注意が必要で、正社員だけで数えると義務の発生に気づかないまま10人を超えてしまうケースもあります。10人未満の事業場では法律上の作成義務はありませんが、労働条件のトラブルを防ぐ目的で任意に整備する企業も多くあります。

記載事項の基本

就業規則には、必ず記載しなければならない事項と、制度を設ける場合にのみ記載が必要な事項があります。

制度として運用していない項目まで無理に記載する必要はありませんが、実際に運用している制度があるにもかかわらず就業規則に記載がない状態は、後のトラブルの原因になりやすい点に注意が必要です。

作成・変更時に必要な手続き

1. 労働者代表からの意見聴取：労働組合がある場合はその組合、ない場合は労働者の過半数を代表する者から意見を聴く
2. 労働基準監督署への届出：意見書を添えて所轄の労働基準監督署に届け出る
3. 従業員への周知：事業場内への掲示・備え付け、書面交付、社内システムでの閲覧など、従業員がいつでも確認できる方法で周知する

届出をしていても、従業員への周知が不十分だと就業規則の効力が争われることがあるため、作成・変更のたびに周知まで完了させることが欠かせません。

見直しが必要になるタイミング

就業規則は一度整備した後も、関連する法改正のたびに見直しが必要になります。近年では、有期雇用の無期転換ルール、育児・介護に関する両立支援制度、副業・兼業に関する規定、フリーランスへの業務委託に関するルールなど、労務まわりの制度変更が続いています。制度が変わったのに就業規則が古いままだと、実際の運用と規則の内容がずれてしまい、いざというときに根拠として使えなくなる可能性があります。年に一度など、定期的に見直しのタイミングを決めておくと、法改正への対応漏れを防ぎやすくなります。

就業規則の条文と実際の運用記録を突き合わせる作業は手間がかかりやすいため、書類のバージョン管理や改定履歴の整理をAIで効率化する取り組みについては、flex-aiway.jpで紹介されている業務自動化の事例も参考になります。

まとめ

就業規則は常時10人以上の事業場で作成・届出が義務づけられており、絶対的必要記載事項を中心に実際の運用と一致させておくことが重要です。作成・変更時には労働者代表からの意見聴取と従業員への周知までを一連の手続きとして行い、法改正のたびに定期的な見直しを重ねていくことが、労務トラブルを防ぐ土台になります。CrossLinkはAIWAY Groupの一員として、中小企業の採用・労務にまつわる実務情報を発信しています。