無期転換ルールの基本｜有期契約社員から申込みがあったときの中小企業の対応

契約社員やパート・アルバイトなど、有期労働契約で働く従業員が長く在籍している企業では、ある時期から「無期転換ルール」への対応が必要になります。存在は知っていても、実際に申込みがあったときにどう対応すればよいか整理できていない企業も少なくありません。この記事では、無期転換ルールの基本と、中小企業が事前に確認しておきたいポイントを整理します。

無期転換ルールとは

無期転換ルールは、有期労働契約が更新されて通算契約期間が5年を超えた場合に、労働者からの申込みによって、期間の定めのない労働契約（無期労働契約）に転換される制度です。労働契約法に基づくルールで、契約社員・パート・アルバイトなど雇用形態を問わず、有期契約であれば対象になり得ます。申込みは労働者の権利であり、要件を満たしていれば会社側はこれを拒否できません。

対象となる条件

無期転換の申込権が発生するには、次のような条件を確認する必要があります。

• 通算契約期間が5年を超えていること：同一の使用者との間で有期労働契約が反復更新され、通算で5年を超えている
• 契約期間に空白（クーリング期間）がないこと：一定期間以上契約が途切れると、それ以前の期間は通算にリセットされる場合がある
• 本人からの申込みがあること：自動的に転換するのではなく、労働者が申込みをして初めて効力が生じる

通算期間の数え方は契約の更新履歴によって変わるため、雇用契約書や更新の記録を正確に管理しておくことが前提になります。

申込みがあったときの会社の対応

従業員から無期転換の申込みがあった場合、会社が取るべき対応の流れは次のとおりです。

1. 契約期間・更新履歴を確認する：申込者が本当に通算5年を超えているか、契約書や台帳で確認する
2. 申込みの意思表示を書面で残す：口頭のやり取りだけで済ませず、申込書などの形で記録を残す
3. 無期転換後の労働条件を整理する：現在の有期契約の内容をベースに、無期契約としての労働条件を確定する
4. 本人へ転換後の条件を通知する：契約期間の定めがなくなる旨と、それ以外の労働条件を書面で通知する

要件を満たした申込みを会社が拒否したり、意図的に契約更新を止めて5年到達前に雇止めをしたりすると、後にトラブルへ発展するおそれがあります。

無期転換後、労働条件はどう変わるか

無期転換は「契約期間の定めがなくなる」ことが本質であり、それ以外の労働条件は原則として従前のままです。

賃金や待遇を正社員と同じ水準にする義務まではありませんが、無期転換後の従業員を想定した就業規則（定年や退職に関する規定など）を整えていない企業も多く、事前準備が欠かせません。

就業規則・雇用契約書で整えておきたいこと

無期転換の申込みは、対象者が出てから慌てて検討するのではなく、事前に制度を整備しておくことが望まれます。

• 無期転換社員用の就業規則（定年・退職・服務規律など）を用意しておく
• 有期契約の更新履歴を一元管理し、通算契約期間をいつでも確認できるようにする
• 無期転換を見据えた等級・処遇の考え方を、正社員との整合も含めて整理しておく
• 制度の内容を契約社員・パート従業員にもわかりやすく周知する

こうした準備を後回しにすると、対象者が発生した時点で対応が後手に回りやすく、労使間の認識のずれにもつながります。

まとめ

無期転換ルールは、有期労働契約が通算5年を超えた従業員からの申込みによって無期労働契約へ切り替わる仕組みです。通算期間の正確な管理と、申込みがあった際の対応フロー、無期転換後を見据えた就業規則の整備が中小企業に求められます。契約管理や労務手続きの負担を軽くする実務の工夫については、Flex AIWAYの導入事例でも紹介されており、AIWAY Groupではこうした中小企業のバックオフィス業務の効率化を支援しています。